Deel dit bericht
- Annelies Quaegebeur

Hoe 'nee' zeggen als je agenda al vol staat?

Hoe neen zeggen als je agenda al vol staat?

 

In de huidige hectische omgeving vinden veel mensen het moeilijk om om te gaan met de hoge eisen. Takenlijsten breiden zich onophoudelijk uit (maak iets leuks van je to do lijst) , kalenders zitten propvol en het lijkt alsof je maar niet bij kunt blijven met je e-mails. Deze genadeloze snelheid kan leiden tot burn-out  en benadrukt de noodzaak om stevigere grenzen te stellen.

Mensen nemen een groeiend aantal projecten op zich. Het gevoel van overweldiging en burn-out komt vaak voort uit de moeilijkheid om extra taken te weigeren en dus simpelweg “nee” te zeggen. Deze uitdaging kan voortkomen uit maatschappelijke druk, onderwaardering in een rol of een interne drang naar perfectionisme, wat allemaal bijdraagt aan aarzeling om extra verantwoordelijkheden af te wijzen. Intern willen we “nee” zeggen en toch zeggen we ja…

Het erkennen van je eigen grenzen en het stellen van grenzen (ook naar anderen toe) is cruciaal. Dit begint met het assertief gebruik van het woord “nee”, met name als het gaat om het moeten uitvoeren van taken die niet in lijn zijn met persoonlijke doelen noch bijdragen aan geluk. Het omarmen van deze praktijk van grenzen stellen kan leiden tot verbeterde mentale gezondheid en algehele tevredenheid op het werk.

Hier zijn enkele strategieën om verantwoordelijkheden te stroomlijnen en taken op een zelfverzekerde, professionele manier af te wijzen.

Hoe bepaal je of je te veel werk hebt?

Als iedereen in je omgeving (ook) overbelast lijkt, met verantwoordelijkheden op het werk en thuis, zou je kunnen denken dat dat het nieuwe normaal is. Je vraagt je misschien af: heb ik echt te veel te doen, of pieker ik gewoon over een paar taken die ik eigenlijk helemaal niet wil doen?

Als je merkt dat je (meer dan) regelmatig meer werkt dan je geplande werkuren en je bent in die tijd echt wel efficiënt bezig, betekent dit normaalgezien dat je te veel werk op je bord hebt liggen.

Andere tekenen dat je te veel verantwoordelijkheden hebt, en tekenen kunnen zijn van opbranden is als

  • je deadlines niet haalt,
  • je het gevoel hebt dat je jezelf naar je werk moet slepen,
  • je een gebrek hebt aan energie en werkplezier,
  • je moeite hebt om je te concentreren,
  • het gevoel hebt dat je planning niet haalbaar is of
  • als je ziet dat je prestaties achteruitgaan.

Zijn bovenstaande signalen je niet bekend? Dan ben je misschien aan het piekeren  en kan je best nagaan waar die gedachten vandaan komen. Begrijp je je opdracht niet? Mis je bepaalde details of input om je werk te kunnen doen? Ben je bang dat je je opdracht niet perfect zal kunnen doen? Iets anders?

Wat kan je eraan doen als je agenda propvol staat?

Zit je agenda overvol? Dan is grenzen stellen van cruciaal belang. Zet een stap terug en onderzoeken of een taak, vergadering of verplichting aansluit bij je eigen prioriteiten en waarden.

Hier zijn enkele manieren om te voorkomen dat u overweldigd raakt:

Begin met ‘het overgewicht’ overboord te gooien

Begin met het bekijken van je persoonlijke en zakelijke agenda's voor de komende maand en vraag jezelf af:

  • Wat hoeft helemaal niet te gebeuren? (Wat kan ik laten vallen)
  • Wat hoeft er nu niet te gebeuren? (Wat kan ik uitstellen naar later)
  • Wat hoef ik niet te doen? (Als iemand anders het kan doen, aan wie delegeer je)
  • Wat staat hier alleen omdat ik vind dat ik het moet doen, niet omdat het nodig is of omdat ik het echt wil?

Wees zo kort door de bocht mogelijk. Zelfs als er een vergadering in je agenda staat, is het écht noodzakelijk dat jij op die vergadering aanwezig bent? Misschien kan iemand van je team in jouw plaats aanwezig zijn, of kunt je achteraf om een e-mailupdate of verslag vragen.

Hetzelfde geldt voor je to-do-lijst. Stel jezelf de bovenstaande 4 vragen en pas op basis daarvan je lijstje aan.

Voorzie tijd in je agenda om de belangrijkste dingen eerst te doen

Misschien voel je de druk om voortdurend te multitasken om alles gedaan te krijgen. Blokkeer daarom blokken tijd in je agenda om je belangrijkste taken (liefst in één ruk) uit te voeren.

Het kan bijvoorbeeld efficiënter zijn om je agenda te blokkeren om op bepaalde tijden van de dag op e-mails te reageren en andere om verschillende taken uit te voeren, dan heen en weer te moeten schakelen tussen de twee. Zorg er ook voor dat je e-mail- en andere meldingen uitschakelt om je ten volle te kunnen concentreren.

Reserveer ook tijd voor jezelf in je agenda. Ja, echt! Als je een drukke werkweek hebt, kan je overdag pauzes voorzien, of een paar avonden markeren als ontspanning. Het is bovendien een handige herinnering om te relaxen als je in de verleiding komt om te veel te doen.

Praat erover met iemand

Als je werkdruk te hoog is en je dag overvol, kan een gesprek met je leidinggevende helpen. Zij kunnen mogelijk projecten opnieuw toewijzen of je helpen prioriteiten te stellen of te delegeren.

Brengt praten met je leidinggevende geen zoden aan de dijk? Overweeg dan de vertrouwenspersoon of die die verantwoordelijk is voor psychosociaal welzijn.

Praten met een professional in de geestelijke gezondheidszorg kan ook helpen: een therapeut, psycholoog of loopbaancoach. Ze kunnen coping strategieën bespreken voor het stellen van grenzen en het omgaan met perfectionisme en uitstelgedrag, die u mogelijk in de weg staan. Ze kunnen helpen prioriteiten te bepalen, of een gesprek met je leidinggevende voorbereiden, …

Annuleer iets als het nodig is

Het is beter om van in het begin “nee” te zeggen … langs de andere kant kan het opzeggen van verplichtingen noodzakelijk zijn voor je geestelijke gezondheid en om je te helpen opnieuw prioriteiten te stellen. Als u echter voortdurend annuleert en de afspraken niet nakomt, kan dit erop duiden dat u niet betrouwbaar bent.

Regelmatig annuleren kan er ook op wijzen dat je jezelf te veel stretcht en dat je moet nadenken over je capaciteiten, op een realistische manier.

Bij het annuleren van vergaderingen, afspraken en verplichtingen is communicatie natuurlijk wel een belangrijke vaardigheid. Als het goed wordt gedaan, zullen de meeste mensen het begrijpen en het prima vinden als je zegt: "Ik ben nu echt in de war - vind je het erg als we onze lunchafspraak een paar weken uitstellen?" of “Sorry, ik heb veel te veel op mijn bord, is het ok dat ik deze meeting oversla?”, …

Begin je standaardantwoord met “nee”

Ik weet het: “nee” zeggen kan beangstigend zijn, vooral als je er niet aan gewend bent. Je maakt je misschien zorgen dat je iemand in de steek laat of dat je niet aardig gevonden zult worden, maar door grenzen te stellen, voorkom je dat je overweldigd raakt. In het begin is “nee” zeggen moeilijk maar na een tijd weten mensen ook echt wel wat ze aan je hebben.

Het vergt oefening om je op je gemak te voelen bij het zeggen van “nee”. Begin bijvoorbeeld met het weigeren van evenementen of projecten die je in uw persoonlijke leven niet wilt doen (vb zetelen in ouderraad, voorzitter van je koor, …), en begin daarna dan vaker “nee” te zeggen op het werk.

Neem voor elke vraag je tijd om je antwoord te formuleren. Het is duidelijk dat sommige vragen deel uitmaken van de basis van je job (daar kan je dus eigenlijk geen neen tegen zeggen), maar als je iets extra's doet, ga dan alleen akkoord met die verplichtingen die je helpen je carrière- of persoonlijke doelen te bereiken of als je die zaken echt wilt doen.

Het is ook normaal om je (soms) schuldig te voelen als je “nee” zegt, maar onthoud dat de vrager eigenlijk moet verwachten dat dat wel degelijk een mogelijk antwoord is. Anders zouden ze je zeggen dat je iets moet doen, en het niet vragen…

Hoe je beleefd kunt zeggen dat je het te druk hebt

Wees altijd duidelijk, professioneel en respectvol als je “nee” zegt, maar verontschuldig je er niet voor. Je hebt het recht om “nee” te zeggen. Je hoeft je voor de rest niet te rechtvaardigen.

Dit zijn een aantal zaken die je zou kunnen zeggen als je agenda propvol zit en ze komen nog wat extra vragen

  • Als ik alles bekijk wat op mijn planning staat, kan ik dit er simpelweg niet nog bijnemen.
  • k zou zo graag ja willen zeggen; maar mijn andere prioriteiten hebben nu mijn tijd nodig, en ik zou je niet binnen het juiste tijdsbestek kunnen geven wat je me nu vraagt.
  • Ik waardeer je vraag aan mij voor deze opdracht. Momenteel is mijn agenda volledig afgestemd op de bestaande prioriteiten, en ik zou dit nieuwe project niet de aandacht kunnen geven die het verdient. Ik ga het dus niet doen.
  • Nadat ik mijn huidige werklast grondig heb bekeken, besef ik dat ik me niet kan binden aan nieuwe verantwoordelijkheden op het kwaliteitsniveau waar ik naar streef. (Kunnen we mijn betrokkenheid op een later tijdstip overwegen?)
  • Ik ben heel erg vereerd dat ik voor dit project in aanmerking kom. Om de integriteit van mijn huidige verplichtingen te behouden, moet ik op dit moment echter aanvullende taken weigeren en me focussen op wat er al gepland staat.
  • Bedankt voor deze (mooie) kans. Op dit punt moet mijn focus blijven liggen op mijn huidige resultaten. Ik vrees dat overcommitment mijn prestaties zou kunnen beïnvloeden op mijn huidige projecten.
  • Ik ben momenteel op een punt waar extra verantwoordelijkheden mijn capaciteiten te boven zouden gaan. Gezien mijn werkdruk moet ik rekening houden met mijn grenzen en respectvol weigeren. Toch bedankt dat je hiervoor aan me dacht.
  • Bedankt voor de uitnodiging, maar ik heb er vertrouwen in dat de rest van de partijen in de vergadering kunnen beslissen/brainstormen/… zonder mij. Laat het me weten als er iets is waar je na de bijeenkomst mijn inbreng over nodig hebt, en ik denk graag mee.
  • Helaas zijn de komende weken erg hectisch voor mij, waardoor ik niets meer kan bijnemen boven mijn huidige werklast.
  • Ik moet “nee” zeggen, omdat mijn week al behoorlijk vol is, en ik weet dat het niet verantwoord zou zijn als ik iets nieuws aan mijn bord zou toevoegen. Ik zou geen kwaliteit kunnen leveren.

Als je hierover nadenkt en je een beetje schuldig voelt, bedenk dan: je hoeft niet altijd voor alles “nee” te blijven zeggen. Dit is, net als “ja” zeggen tegen alles wat op je pad komt, een seizoen. Maar als je het eenmaal hebt uitgeprobeerd, kom je er misschien achter dat alleen “ja” zeggen tegen de dingen die er echt toe doen een manier van leven is waar je aan wilt vasthouden.

Hoe goed ben jij in 'nee' zeggen (als je agenda al vol zit)?

Het vermogen om op een doeltreffende manier “nee” te zeggen, zelfs wanneer je agenda al overvol is, is van cruciaal belang voor het behoud van balans, welzijn en productiviteit. Het erkennen en respecteren van je eigen grenzen is essentieel om te voorkomen dat je overweldigd raakt door verplichtingen en om ruimte te creëren voor wat écht belangrijk is.

Door gebruik te maken van strategieën zoals prioriteiten stellen, delegeren en bewustzijn van je eigen capaciteit, kun je een gezonde balans vinden tussen werk en persoonlijk leven. Het is niet alleen een kwestie van tijdbeheer, maar ook van zelfzorg en het maken van weloverwogen keuzes die bijdragen aan je algehele welzijn.

Hier nogmaals een aantal tips over wat je kan doen als je agenda propvol zit

  • Begin met ‘het overgewicht’ overboord te gooien
  • Voorzie tijd in je agenda om de belangrijkste dingen eerst te doen
  • Annuleer iets als het nodig is
  • Praat erover met iemand
  • Begin je standaardantwoord met  “nee”
  • Hoe je beleefd kunt zeggen dat je het te druk hebt

Onthoud dat “nee” zeggen niet alleen een recht is, maar ook een vaardigheid die je kunt ontwikkelen en verfijnen. Het stelt je in staat om effectiever te werken, stress te verminderen en ruimte te creëren voor de dingen die er echt toe doen. Dus, wees niet bang om “nee” te zeggen en geef prioriteit aan wat voor jou het belangrijkst is in het licht van een overvolle agenda.

Proost, op “nee” zeggen als je agenda propvol zit

Alies

 

Wat heeft dit artikel je bijgebracht? Laat het gerust weten via een commentaar of persoonlijke boodschap.

Wil je hier graag persoonlijk op werken en wens je daar wat ondersteuning bij? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via annelies@a-lissome.be of via de contactformulieren op de persoonlijke pagina’s van onze coaches.

Deel ook dit artikel met je netwerk, je doet er hen, jezelf en ons een enorm plezier mee! We zouden het ook fijn vinden om je terug te zien op onze Facebookpagina. Daar vind je inspirerende tips, quotes, inzichten, artikels,... ivm loopbaan en business.

 

LinkedIn - Facebook - Twitter - Instagram - Youtube

 

#Agendabeheer #Prioriteitenstellen #Zelfzorg #Neezeggen #Balansvinden #Tijdmanagement #Productiviteit #Grenzenstellen #Zelfreflectie #Levensbalans #OvervolleAgenda #Stressmanagement #EffectiefNeeZeggen #Zelfbewustzijn #Welzijn #PersoonlijkeOntwikkeling #Mindfulness #Gezondheid #Keuzesmaken #Werkprivébalans